電話対応から各種書類作成まで
多岐にわたる事務作業を
ミスなくこなす秘訣は確認の徹底
小堀 美季Kobori Miki
横須賀支店 事務
2019年入社
2019年に新卒で入社し、横須賀支店の事務担当として働く小堀さん。生まれも育ちも横須賀で、就職も地元でしたいと巡り会ったのが美装でした。見積書や請求書といった書類作成をはじめ、電話対応や入金処理といった多数の業務を、入社から間もないながらもこなしています。着実なスキルアップを支えるのは、上司と先輩社員による丁寧な指導とサポート。新卒社員が充実した日々を送ることができる職場環境がありました。
新入社員に合わせた丁寧な指導
自分のペースでスキルアップできました
横須賀で生まれ育った私は、就職活動でも横須賀で働ける企業を第一条件に探しました。地元に愛着があり、大学卒業後も実家に残ると決めていたのです。20社ほどの採用選考を経験しましたが、美装ほど人柄の良い企業はありませんでしたね。合同説明会に参加すると「来てくれてありがとう」とにこやかに迎えてくれて、距離感の近さにアットホームな温かみを感じました。最も印象深いのは面接での出来事です。私は緊張しやすい性格で、面接官5名を前にして頭が真っ白になり、言葉が出なくなってしまいました。パニックに陥っている私に、「焦らなくて大丈夫だから、一旦落ち着いてゆっくり話そう」と声をかけてくれ、その一言をきっかけに自分らしく話せるようになったのです。優しく私を受け入れてくれたことがとても嬉しくて、この会社で働きたいという思いをより一層強くしました。
優しくアットホームな印象は、入社後も変わりません。先輩方の指導はいつも丁寧で、業務外の話題も盛んに投げかけてくれるので、すぐに馴染むことができました。なかでも支店長は横須賀支店のムードメーカーです。明るい人柄で、楽しい職場環境をつくってくれています。
事務員として、見積書、請求書作成、納品書発行、受注入力、入金処理、電話対応等を担当しています。金額に関わる業務が多く、ミスは許されないので入念な確認作業を徹底しています。特に見積書や請求書といった書類作成は、入力箇所が多く誤りやすいので、繰り返しの見直しでミスの防止に努めています。とはいえ、慎重に作業しすぎると時間がかかってしまうので、正確性とスピードを同時に高めていかなくてはなりません。そのために、書類1枚あたりの作成時間を計測し、業務日報に記録することを習慣づけています。入社から半年ほど経ち、最初は1時間かかっていた作業を30分や40分でこなせるようになりました。成長が数字に表れ、モチベーションにつながっています。元々、コツコツ作業をするのが好きなので、パソコンを使った入力が中心の現在の業務は自分に合っていると感じますね。
一方で、電話対応は緊張の連続です。工務店を主としたお客様からの電話は専門的な内容が多く、最初の頃はメモをとるのもままならないほど苦労しました。電話対応においても重要なのは確認です。聞き取れなければこちらから復唱して言葉をつかみ、正確な内容を営業担当に伝言できるように心がけています。
入社して2ヵ月ほど経ったとき、私は新しく覚える内容の多さに混乱してしまいました。頭がパンク寸前で、上司との面談で正直にそのことを伝えると、「もう少しゆっくりやってみよう」と私のペースに指導を合わせてくれ、とても助かりました。おかげで、今では無理のない範囲で着実に業務を習得できています。一つひとつをじっくりと理解できていることもあり、今ではざっくりとではありますが一日のスケジュールを自分で立てられるようになってきました。指示を待つばかりでなく、自主的に働けるようになったことに成長を感じます。
仕事を覚えやすいように足並みを揃えてくれた会社には、感謝の想いでいっぱいです。もっと役に立つ人材になって、恩返しをしたいですね。現状は、複雑な作業に関しては上司に引き取ってもらっているので、すべてを自分でこなせる一人前の事務員になることが今の目標です。また、残業はほとんどなく、オンとオフをしっかりと切り替えられる環境なので、私生活もしっかりと楽しみながら自分らしいペースでスキルアップを目指していきます。
美装なら明るく楽しく働ける！
就職活動では心が折れるような、大変な場面をたくさん経験しました。皆さんも、打ちのめされることがあると思います。しかし、前向きに自信を持って取り組めば、私が美装と出会えたように、自分にぴったりな企業を見つけられるはずです。私は楽しい雰囲気に包まれた環境のおかげで、学生時代に苦手意識があったコミュニケーション能力を身につけることができました。フランクな社員ばかりの美装では、誰もが明るい人柄になれるのかなと思います。和気あいあいとした職場で、一緒に働きましょう！